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年中怎样调整预算?

2021-07-05 17:04:19 admin 0

年中怎样调整预算?

衡水用友
 上周的时候,有人问了我关于预算调整的问题。我看了看时间,确实现在正好是年中复盘和下半年预算调整的时间,所以决定讨论一些年中复盘怎么做?年中预算需不需要调整的问题。


预算是企业业务规划的量化体现,对整年的业务起到一定的指引作用。
年度预算一般从上一年度的10月之后开始编制,年初进行定稿审批,月度跟踪预算执行情况,还有一项重要的工作就是年中的预算调整。
为什么要在年中的时候调整预算?全年预算是在年初定稿的,是基于年初的市场环境进行的各种假设条件下制定的全年计划,对于有些行业,整体市场环境变化很快,那么年初的一系列假设就发生了变化,为了应对这种变化给业务指引带来的偏差,就需要调整下半年的预算,对业务规划进行调整。
那么怎样调整预算呢?可以总结为简单的三步:分析、沟通、调整。

01

分析掌握预算与实际差异的原因


首先要做的,就是总结上半年的实际数据,与上半年预算进行对比,分析预算与实际产生偏差的原因。通常差异的原因可以分为内部原因和外部原因两大类。
内部原因包含公司内控管理的缺失,可能会产生资源没有有效配置增加的冗余成本、管理不善导致的库存损失等等。也会有人员培训不到位导致的生产效率降低从而增加的成本,人员流动性大增加的人工成本等等。这些都是企业内部管理问题导致的预算与实际的差异。
外部原因包含行业变化、政策调整、整体经济情况、自然灾害等。例如疫情的影响,导致餐饮娱乐项目都被迫关闭或是限制上座率,相关公司收入骤降,实际情况与预算偏差较大,这就是由于外部原因导致的。
明确了原因之后,我们可以考虑这些问题是否可以通过一定的手段进行改善,例如完善公司的流程和制度加强内控管理,降低风险和规避可能发生的损失,加强员工培训和关怀来降低人员流动,这些问题经过改善,就可以降低预算与实际的偏差。
对于不能通过改善来解决的原因,通常都是外部的原因,例如教育局政策对于在线教育行业的限制,我们需要判断这些原因影响的时间的长短,以及影响产生的金额。因为两国关系紧张,导致需要进口的原材料价格上涨,上涨导致成本增加利润下降,这些都可以计算出大概影响的金额或是百分比。
分析这一步,总结起来就是先要分析是内部原因还是外部原因导致出现预算与实际的偏差,能够改善的进行改善,不能改善的需要判断影响的时间长短以及预计影响的金额。

02

沟通:各部门负责人的充分沟通


沟通首先是明确要和负责人沟通,和每个部门或是每条业务线的负责人进行沟通。其次沟通主要有两方面内容,第一是上半年的完成情况,第二是下半年的业务规划。
上半年的完成情况,要让部门负责人明白实际与预算的差异金额以及导致差异的原因,提示目前所发现的风险和问题,给出财务的建议,寻找解决的方案。例如对于冗余的资源,给出因此导致的成本增加的金额,同时给出相关建议,可以进行打折出售,并且告知盈亏平衡点,也就是折扣在什么范围以内,就不会亏损等。
对于下半年的业务规划,讨论可以围绕以下问题:目前一些外部因素的变化,给上半年业绩带来的影响,在此情况下半年的业务规划相对于年初的规划是否有调整,下半年的预算能否完成,是否要制定新的预算等等。对于这些问题进行充分的沟通,财务可以了解业务情况,业务同时也可以将规划转换为财务的数据,产生更加直观的印象。
充分的沟通,是对于已经发生的数据进行总结,同时对未来进行一定的调整,财务和业务双方交换意见,最终达成一致。财务在沟通中起到的作用,一方面是帮助业务把规划转换为财务数据,进行直观量化的展示,另一方面也需要财务给出相关建议,控制公司风险,也避免对未来有过于乐观的估计。
这个沟通有可能是财务与业务双方的沟通,也可能采用年中经营复盘会议的形式,采用会议的形式会让沟通更加有效,因为有公司实际管理者(CEO)的参与,对于下半年的业务规划会更加清晰。

03

调整:重新整合全年预算


完成上面两个步骤之后,就需要重新整合全年预算。
将上半年的预算调整为实际数据,下半年的预算按照与各部门沟通的结果进行调整,汇总之后的数据就是新的全年预算。
需要将新预算与年初的预算版本进行对比,将调整的部分罗列清楚并说明原因,与公司实际管理者(CEO)进行汇报。
汇报过程中就需要充分利用我们之前从各部分沟通中收集到的信息,因为需要对调整进行充分的说明,外部原因导致的调整,是不可控的,我们需要做的就是预测后续是否还会产生类似的外部原因,例如相关的政策进一步加强对于企业产生的负面影响等等。内部原因的改善可能会在短期内增加运营成本,但是可以降低风险,减少隐形成本。
进行汇报后,会得到一些反馈,可能需要重复与各部门沟通的过程,然后再重新进行调整,直到调整后的预算得到最终的确认。

04

预算调整中需要关注的问题


  • 沟通需要输入和输出

输入是指聆听业务部门的问题,输出是指从财务角度给出专业的建议,这种沟通是双向的,两方面缺一不可。
财务给出的建议,一方面是帮助业务完成业绩目标,另一方面也是要根据业务部门输出的问题来判断是否存在相关风险,提前采取措施来控制风险。
或许业务部门为了完成业绩目标,会采用部分外包的形式来完成承接的项目,那么对于外包团队的选择、相关的验收和考核标准、中间过程中涉及的税费等财务问题,这些都要提前进行考虑,给业务部门进行风险提示。
  • 不要为了满足管理层的期望而凑数

管理层对于全年的收入或是利润会有一定的期望,如果调整后的预算与期望产生差异,管理层可能会拒绝接受预算。对于这种情况,需要与管理层进行沟通,解释差异产生的原因,不能为了满足管理层的期望而自行调整相关的预算。
管理层的期望与预算产生偏差的原因,可能是对于公司的业务产生了过于乐观的估计,这样就需要业务部门、管理层、财务部三方进行沟通,因为外部不可控的原因对公司业务产生了负面影响,这个需要调整业务规划来解决,财务自行调整预算不会产生任何帮助,反而会让预算与实际情况脱离,业务部门也会对预算产生抵触情绪。
  • 预算需要全员参与

很多小公司的管理层总有一个误区,就是预算是财务部的工作,每年度的预算都是财务部自己编制,然后到年中的时候就会发现,没办法执行下去,预算失去了原本的意义。
预算是财务部组织全员进行参与的一项工作,缺少业务规划和业务部门的沟通,财务凭空拼凑的数据没有任何指导性的意义,得不到任何部门的认可,这样的预算即使执行也没有指引的作用。所以预算想要顺利执行,需要业务部门的认可,因为预算很可能和业务的绩效考核指标相关联。

年中复盘并调整预算,我认为这个环节是必要的。上面所讲述的调整预算的三个环节,最重要的是沟通的环节,财务部需要经常和业务部门进行沟通,把握业务模式的变化、市场环境的变化,这样才能充分发挥财务部的支持作用。



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